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私车公用,如何规范账务处理?

私车公用,如何规范账务处理?

2021-02-05 10:10:41

私车公用是许多企业存在的客观事实。诸如北上广深这些一线城市实行限行、买车摇号后,私车公用弥补了公务用车之不足,既方便了员工,又有利于企业。

(一)税务对私车公用的规定

纠结的是,私车公用的费用在会计核算上很敏感,容易与发放交通补贴混淆。私车公用的费用报销后是否应并入工资计征个税,能否能在企业所得税前扣除,一直存在争议。

金兆头了解到现实中多数企业对私车公用的费用凭票报销,把与车辆相关的费用一古脑地作为报销凭据。必须明确,这种做法是不合规的,存在较大的税务风险。原因有二:一是企业很难证实费用就是为“公用”发生的;二是存在变相发放交通补贴的嫌疑。

私车公用涉及的费用大体包括三个部分:一、车辆运行的直接费用;二、车辆的折旧补偿与自驾的劳务补偿;三,车辆保险、维修等间接费用。私车公用涉及的费用能否在企业所得税前扣除,从税务的解释看,不完全认可,也不完全否定。

对纳税人因工作需要租用个人汽车,按租赁合同或协议支付的租金,在取得真实、合法、有效凭证的基础上,允许税前扣除;对在租赁期内汽车使用所发生的汽油费、过路过桥费和停车费,在取得真实、合法、有效凭证的基础上,允许税前扣除。其它应由个人负担的车辆保险费、维修费等,不得在企业所得税税前扣除。


私车公用


(二)私车公用费用的性质

私车公用的本质是企业与员工达成私车承租协议。私车公用的费用一方面具有费用报销的性质,如油耗、过桥过路费、停车费等直接费用,另一方面又具有补偿性质,如劳务补偿、车辆折旧补偿。

私车公用发生的直接费用可以凭发票据实报销,能在企业所得税前扣除,这点有共识。补偿性质的费用处理相对复杂,需要分析后差别对待。

对于不具有唯 一性、专属性的费用,如保险费、养路费、保养费、维修费、折旧费等间接费用,很明确,不能在企业所得税前扣除。如果做个转换,将这些间接费用改换为租赁费面目就有可能在企业所得税前扣除了,下文将具体分析。

(三)私车公用费用报销如何规范

如何让私车公用费用报销做到规范合理、税前扣除理由充分呢?具体操作时,建议做到以下几点:

(1)明确哪些岗位、哪些员工适用私车公用,企业要有书面备案登记,避免把私车公用的费用报销与发放全员性的交通补贴混同;

(2)与适用私车公用的员工签订用车协议,明确权利义务。这点非常重要,可以解答变相发放交通补贴的质疑;

(3)私车公用的出车记录企业应专门登记,登记簿记录清楚每次出车的时间、往返地点、公里数,车牌号、所办事由等,并需车主签字确认;

(4)协议中要约定清楚费用报销与用车补贴的支付标准与形式,直接费用由员工凭发票据实报销,其中,油费可依据运行公里数及油耗标准报销,过桥过路费、停车费根据出车记录报销;

(5)给予员工的用车补贴(包括劳务补贴、车损补贴等)制定报销标准,如根据行驶里程确定,补贴金额应并入员工当月工资计征个税。

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