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用实例的方式给您讲解私车公用

用实例的方式给您讲解私车公用

2020-12-23 18:30:09

小A是一名刚刚走出校门的会计毕业生,都说“少壮不努力,老大当会计”,又恰巧碰上今年的疫情,工作是尤其的难找,在投了几十份简历后,终于应聘进了一家新成立的公司,成为了一名会计助理。公司正在拓展新业务,成立了销售部门,招聘了一批销售,因业务需要,用车频繁,公司没有配备公务用车,因此公司领导想出了几种解决办法:要么找汽车租赁公司租赁几辆汽车给销售用,要么采用实报实销的模式,要么员工开着自己的车去办理业务,发生的油费、过路费来找公司报销,公司领导找来财务部进行商量,财务主管得知此事后,进行财务部内部讨论,小A自打进了公司后,就勤勤恳恳,努力工作学习,财务主管就把这项工作交由小A来解决,在获知领导的想法后,查阅了很多资料后,提出了自己的意见:

  1. 对于找汽车租赁公司租赁几辆车(无需租赁公司安排司机),按正常流程走就行,签订租赁合同,付款后取得相应的票据,发生的油费、过路费正常列支,一切都好办;

  2. 对于第二种采取实报实销的模式,按照税法的相关要求,企业私用员工或业主车辆,没有签订任何合同或协议证明车辆费用发生的真实性和合理性,无法分清是个人消费还是企业费用。因此,很有可能被认为是与企业取得收入无关的支出,不得税前扣除且要并入工资薪金缴纳个税;

  3. 对于第三种,其实就是私车公用,员工开着自己的车去办事情,发生的油费、过路费等拿到企业报销,但是想到企业所得税法中有一句话是这么说的:与企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。这个私车公用发生的相关费用到底怎么样才能算是合理的支出,又怎么样才能税前扣除?


私车公用


小A犯怵了,对于前两种情况都比较明确,对于第三种情况,需要签订租赁协议吗?如果需要签订租赁协议的话,可以约定是无偿的吗?如果不能约定为无偿的,金额定为多少才算合适?租赁期间发生的哪些费用可以税前扣除了?(这么看来,小A不像是个刚刚毕业的大学生,仿佛是一个久经职场的老司机)

如果你是小A,这些问题又都该怎么解决了?

我们都知道,私车公用的现象越来越普遍,很多公司将老板或者员工的车辆作为企业的生产经营用,然而很多企业只要拿到油票、过路费就给报销了,没有签订租赁协议,或者即使签订了租赁协议,租金也为0元或者在租赁协议中注明为无偿使用,然而这种租赁协议的签订与否,会直接导致一个问题:车辆发生的相关费用在企业所得税前无法税前扣除的风险。

再者,签订了租赁协议,租金定为多少才为合适?这个主要考虑的是合理性,可以参考当地汽车租赁市场的标准,不能过高也不能过低。当然如果每月企业支付的租金不超过500元,可以不用去税局代开发票,凭员工开具的收款凭证以及企业的支付凭证,就可以税前扣除;如果每月支付的租金超过500元,员工就需要去税局代开发票,有了租赁协议、发票和相对应的缴税凭证,租赁行为就可以认定为合理性,进而可以讨论下面的一个问题:哪些费用可以直接去企业报销?

实际发生的租赁费,只要取得相关的凭证(无论是收款凭证还是代开发票),均可以税前扣除。另外,对于公车私用中涉及的费用大体可以分类为以下几个部分:

  1. 车辆运行的直接费用:油费、过路过桥费、停车费等;

  2. 车辆的折旧补偿、自驾的劳务补偿;

  3. 车辆的间接费用:保险费、车船税、维修费等

对于第1项的直接费用,一般是凭发票据实报销,能在企业所得税前税前扣除,这个在实务中已经达成共识;

对于补偿性质的费用,要区别分析对待;

对于间接费用,由于不具有唯 一性、专属性,如:保险费、车船税、维修费、保养费、折旧费等间接费用,很明确,不能在企业所得税前税前扣除。但是可以把这些费用转换为租赁费用,进行扣除。

再来看看,各地税局对私车公用的相关解答:

一、国家税务总局陕西省税务局2020年3月9日的答复:

问:公司员工开私家车外出办公的现象越来越普遍,所产生的燃油费,过路费,停车费等等,请问大家都是如何处理的?实报实销吗?员工有没有与公司签订租赁协议?租赁费开发票吗?若报销,员工需要交个税吗?

答:企业因工作需要租用个人车辆并支付给员工租金等费用的用车方式,属于租赁,企业发生的租赁费用可凭有效凭证在企业所得税前扣除。企业与个人未签订租赁合同而支付给员工的所得,企业租金费用不允许在企业所得税前列支,员工所得需按“工资薪金所得”计算缴纳个人所得税

企业与个人签订了租赁合同,按照租赁合同或协议支付的租金,在取得真实合法有效凭证的基础上,允许税前扣除;对在租赁期间发生的汽油费、过路过桥费和停车费,在取得真实合法有效凭证的基础上,允许税前扣除。其他应由个人负担的汽车费用,如车辆保险费、维修费等,不得在企业所得税税前扣除。

二、国家税务总局山西省税务局2020年4月6日的答复:

问:私车公用产生的油耗、过路过桥费、修理费等费用在企业列支后,这些费用可以在企业所得税税前扣除吗?

答:根据《中华人民共和国企业所得税法》(中华人民共和国主席令第63号)第八条规定,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。根据《中华人民共和国企业所得税法实施条例》(中华人民共和国国务院令第512号)第三十条规定,企业所得税法第八条所称费用,是指企业在生产经营活动中发生的销售费用、管理费用和财务费用,已经计入成本的有关费用除外。

综上,企业使用员工个人的车辆,应在签订租赁合同并取得车辆租赁发票的情况下,其发生的与生产经营相关的油费、保养费、过路费等支出,可凭合法有效凭证在企业所得税前扣除。

三、宁波国税答疑:

问:如果老板的个人轿车出租给公司日常使用,租车协议中写明是无偿使用,但是车辆的保险费用由公司承担,这样是否可行?保险发票开公司抬头,能列入公司费用吗?另外,日常经营中发生的汽油费能列入公司费用吗?

答:根据《企业所得税法》第八条规定,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。《企业所得税法实施条例》第二十七条规定,企业所得税法第八条所称有关的支出,是指与取得收入直接相关的支出。企业所得税法第八条所称合理的支出,是指符合生产经营活动常规,应当计入当期损益或者有关资产成本的必要和正常的支出。

企业职工将私人车辆提供给企业使用,企业应按照独立交易原则支付合理的租赁费并取得租赁发票。租赁合同约定其他相关费用一般包括油费、修理费、过路费等租赁期间发生的与企业取得收入有关的、合理的变动费用凭合法有效凭据准予税前扣除(车辆购置税、折旧费以及车辆保险费等固定费用如果未包括在租赁费内,则应由个人承担、不得税前扣除)。

因此可以看出,对于企业发生“私车公用”相关费用能否在企业所得税税前扣除,从实质上看,至少需要满足以下两个条件:

  1. 签订租赁合同,合同中要约定租赁金额,合同约定公司承担个人车辆所发生的直接费用,但不包括应由个人承担的费用:保险费、车船税、维修费、保养费、折旧费等间接费用;

  2. 取得收款凭证或者代开的租赁费发票;

另外,企业在经营活动中,应加强对私车公用的管理,比如:

私车公用的出差记录企业应专门登记,登记簿记录清楚每次出车的时间、往返地点、公里数,车牌号、所办事由等,油费可依据运行公里数及油耗标准报销,过桥过路费、停车费根据出车记录报销。

此时,小A在不断学习中终于弄明白了私车公用的条条框框,制定好了关于私车公用的租赁协议、报销流程以及日常管理制度,如果你是小A,你还怕吗?


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